Способы планирования
Планирование – это начало и фундамент управленческой деятельности. С его помощью соединяются в одно целое прошлое, настоящее и будущее, ведь при создании планов мы учитываем опыт, накопленный в прошлом, опираемся на свои имеющиеся сегодня возможности и рассчитываем на удовлетворение растущих потребностей в будущем.
Если корабль не знает, в какой порт направляется, никакой ветер не будет попутным (Луций Сенека).
Планирование всегда начинается с постановки цели. Самую общую задачу можно назвать ориентиром, миссией, к которой ведут все остальные, более конкретные и мелкие действия. Планирование является неотъемлемой частью управлением времени – тайм-менеджмента – и при грамотном использовании в разы повышает его эффективность.
Основные этапы планирования:
- постановка цели;
- разработка плана по выполнению намеченного;
- создание нескольких равноценных вариантов с использованием разных ресурсов;
- перечисление нужных ресурсов и их источников;
- определение исполнительных лиц и делегирование обязанностей;
- фиксирование пунктов плана на бумаге, электронных носителях в виде карты, проекта.
Виды планирования
Подготовка к предстоящей работе бывает разной и зависит от самых разных факторов – сроков, области и масштаба деятельности, обязательности, последовательности и т. д.
|
№ |
Фактор |
Виды планирования |
|
1 |
Сроки |
Долгосрочное – стратегия развития на период свыше 5 лет Среднесрочное – 1-5 лет Краткосрочное – до 1 года |
|
2 |
Области деятельности |
Маркетинговое, определяющее глобальную стратегию Финансовое, оценивающее стоимость проекта Производственное, распределяющее материально-технические ресурсы Научно-исследовательское, систематизирующее информацию из предыдущих пунктов Персональное, призванное упорядочить жизнь отдельного человека |
|
3 |
Объекты |
Определение целей; Средств; Исполнителей; Программ; Действий |
|
4 |
Масштаб (охват) |
Общее – включает все составляющие Частичное – учитывает главные условия предстоящего дела |
|
5 |
Содержание |
Стратегическое – общие положения плана, основные вехи на пути к намеченной цели Тактическое – способы достижения цели Календарное – распределение действий по датам Бизнес-планирование – комплексная оценка будущих мероприятий |
|
6 |
Обязательность |
Обязательное, или директивное – неукоснительное соблюдение предписаний Необязательное, или индикативное – следовать намеченным пунктам желательно, но не обязательно |
|
7 |
Последовательность (очередность) |
Упорядоченное – плановый процесс расписан по шагам Внеочередное – допускается, когда это необходимо Скользящее – оставляет возможность пролонгации |
|
8 |
Учет сведений |
Жесткое – строгое ограничение по времени исполнения Гибкое – зависит от меняющихся условий Жестко-гибкое – сочетание обоих подходов |
Как развить навык планирования
Чтобы развить в себе умение планировать, воспользуйтесь методами, которыми располагает современная психология.
#1 – пишите
Записывайте все, что надо сделать. Учтите, что списки не должны быть слишком длинными, иначе один взгляд на них будет сбивать вас с толку. Заведите специальный блокнот или ежедневник для таких записей.
#2 – планируйте на досуге
Размышляйте над планами во время прогулки, езды в автомобиле и общественном транспорте, уборки дома. Подумайте о своих целях на ближайшие дни – какие из них самые важные? Расставьте мысленно приоритеты.
#3 – хвалите себя
По завершении сделанного, особенно чего-то значимого, выделяйте себе время на поощрение.
Пример из практики:
Энтони Берджес, автор романа «Заводной апельсин», применял в таких случаях «метод мартини». Он ставил целью написать 1000 слов в день, и после выполнения дневной нормы позволял себе расслабиться с бокалом мартини, устраивал выходной.
Пить мартини вовсе не обязательно, придумайте собственную награду за труды. И получайте ее каждый раз, когда сделаете намеченную часть дела.
#4 – практикуйте монозадачность
Это альтернатива многозадачности, часто снижающей производительность. Не работайте с несколькими задачами сразу, сосредоточьтесь на какой-то одной и доведите ее до конца. Следите, чтобы задания не перепутались между собой.
#5 – успевайте в срок
Умение планировать заключается, в том числе, в рациональном использовании времени. Крайне нежелательно откладывать работу на потом, затягивание может свести к нулю производительность труда.
Если этот пункт вызывает трудности, попробуйте метод хронометража. С его помощью выявляются «поглотители времени», находятся временные резервы, и вырабатывается ощущение времени.
Вести хронометраж несложно: нужно записывать все свои действия с точностью до 5 минут в течение 2-3-х недель. Например:
- 8.00-8.15 – подъем, водные процедуры;
- 8.15-8.45 – кофе, проверка электронной почты;
- 8.45-9.00 – мониторинг социальных сетей;
- 9.00-10.00 – подготовка рабочего отчета.
#6 – сдвигайте сроки назад при планировании
Слишком жесткие временные рамки действуют на нервы и могут даже тормозить рабочий процесс, а не улучшать его. Устранить стрессовый фактор довольно просто – поставьте себе еще один срок раньше реального. Но за срыв реальных сроков придумайте штрафные санкции – например, работать еще полчаса в этот день.
#7 – делегируйте часть дел
Переоценка своих возможностей может привести к переутомлению и снижению КПД. Чтобы этого избежать, доверьте часть дел другим. Продумайте заранее, кому, какие и сколько заданий вы отдадите помощникам.
Частые вопросы
Наиболее известный тайм-трекер – Rescue Time. Его функция состоит в разделении вашей активности в интернете на несколько категорий – работа, общение, просмотр новостей, шопинг и пр. Все категории разбиваются на подразделы с присвоением степени продуктивности – от максимально отвлекающего до предельно эффективного.
Точно сформулированные цели и грамотное использование своего времени гарантирует успех практически в любом деле. Планирование – не приговор, подписанный к исполнению, но ориентир и путеводитель в постоянной текучке дел.
В целом, жить по плану не может никто. Фантазия о том, что «сам человек определяет свою судьбу» – одна из наиболее масштабных иллюзий человечества. «Хочешь насмешить бога – расскажи ему о своих планах», как точно заметил известный режиссер Вуди Аллен. Да, немало людей страдает от того, что их фантазии при планировании сталкиваются с противодействием суровой реальности, с разнообразными непредсказуемостями и обстоятельствами.
Основа планирования – точно поставленная цель. Не менее важна общая стратегия и тактические приемы. Но если цель размыта, разработка правильной стратегии сложна, а чаще невозможна. Например, цель «много путешествовать» – это нечеткая формулировка. Если изменить ее на «поехать в июле в Шри-Ланку», то можно уже бронировать билеты или подыскивать отель.
Заключение эксперта
Умение планировать во многом определяет эффективность любой деятельности. Однако нельзя допускать абсолютизации планирования, поскольку все предусмотреть невозможно. Практика показывает, что строить планы стоит только в расчете на использование 60% рабочего времени. Остальные 40% лучше держать в резерве и применять в зависимости от конкретной ситуации, предвидеть все детали которой не представляется возможным.
