teledoctor 24
Обновлено: 15 июня 2022
Обновлено 15.06

Как управлять временем

Монахова Альбина Петровна
Автор статьи
клинический психолог  •  Стаж 17 лет

Наверняка вы не раз замечали таких людей вокруг, которые все время что-то делают, куда-то бегут, чем-то заняты, без конца разговаривают по телефону и решают задачи…Такие постоянно занятые люди. Но успевают ли они все сделать? Если их спросить в конце дня, все ли намеченные планы они сделали, они скажут, что целый день были заняты, но все равно не успели. Это значит, что у них не развит навык правильного распределения времени. В этой статье мы поговорим о том, что такое тайм-менеджмент, как грамотно распределять свое время, чтобы успевать больше и дадим несколько советов, как эффективно управлять временем.

Планирование времени. Зачем нужно это умение

Грамотное распределение времени называется тайм-менеджмент. Это прямой перевод с английского означающий управление временем.

Контролировать свое время и уметь правильно планировать ресурсы — это один из ключевых навыков современного успешного человека. Даже если вы не ходите в офис, не участвуете во встречах и переговорах и вообще не работаете, а сидите дома с ребенком, или вы - студент, то способность использовать свое время (ресурсы) эффективно вам тоже пригодится.

Освоив навык тайм-менеджмента, вы сможете успевать больше, достигать лучших результатов, справляться с более трудными задачами, меньше уставать, а, значит, вы будете сохранять свое психологическое состояние и избежите выгорания.

Пример Виктор — студент последнего курса медицинского университета. Он обратился за советом к психологу, потому что стал замечать, что у него появилось нервное перенапряжение. Каждый день он приезжает после лекций уставший и вымотанный, сил на подготовку диплома не остается, хотя еще совсем недавно он получал удовольствие от учебы и каждый день шел на занятия с удовольствием. Сейчас он все сдает в последний момент, откладывает срочные дела, ленится. Он хочет научиться управлять временем (освоить навык тайм-менеджмента) чтобы как раньше получать удовольствие от учебы. Психолог пришел к выводу, что Виктор не справляется с нагрузкой и дал ему персональные советы, как распоряжаться временем эффективно.

Чтобы не испытывать постоянную нехватку часов в сутках, не торопиться и не спешить при выполнении задач, а также забыть про «горящие» дедлайны и ограниченные сроки, надо изучать способы управления временем (тайм-менеджмент).

Важно! С точки зрения психологии состояние подавленности, усталости и лени возникает тогда, когда мы тратим свою энергию и время на те задачи, которые вызывают негативные чувства и эмоции. Так возникает сильный стресс и сопротивление организма, которые могут привести к депрессии.

Плюсы домашнего менеджмента

Организация времени состоит из 4 равных блоков: контроль и учет времени, эффективное планирование дня (недели, месяца, квартала и т.д), оптимизация ресурсов и разработка мотивации.

Использовать свои ресурсы и грамотно управлять пространством вокруг — не значит делать больше дел, «забивая» на качество (хотя многие так и воспринимают тайм-менеджмент, как способ увеличить скорость и снизить качество). Тайм-менеджмент дает возможность повышать личную результативность и продуктивность, зная основы эффективного планирования и устраняя «пожирателей времени».

Очень часто мы отвлекаемся от важных дел на бесконечное множество мелких и второстепенных задач, и сами того не замечая, обрекаем себя на «гонку с дедлайнами», так как обнаруживаем, что день почти закончился, а количество дел не уменьшилось.

Среди таких «пожирателей» можно выделить:

  • постоянный просмотр почты
  • прокрутка новостной ленты в социальных сетях
  • общение со знакомыми, друзьями и коллегами во время рабочего дня
  • частые перекуры и паузы для отдыха и т.д.

Научившись простым техникам тайм-менеджмента, вы сможете:

  • влиять на собственный распорядок дня, управлять собой и своими решениями
  • больше успевать, не жертвуя качеством выполненной работы
  • расставлять приоритеты, определяя, что важно для вас, а что имеет второстепенное значение
  • научиться ставить цели и достигать их
  • совершать более обдуманные и осознанные поступки

Можно составить себе план задач и пытаться его выполнить, называя это эффективным тайм-менеджментом, но только планирование не поможет высвободить ваше время. Важно также иметь внутренние ресурсы для достижения поставленных целей. А вот эти самые ресурсы у нас не бесконечны — у человека бывают периоды активности и «затишья». Но часто впадать в апатию, лень и прокрастинацию — плохо. Если вам нужен профессиональный взгляд на эффективное использование ресурсов, то вам поможет психолог.

Правила эффективного планирования

Начать управлять личным временем можно в любом месте. Не ждите особенного повода, подходящего случая, понедельника и т.д. Вы можете прямо сейчас распланировать свои дела и проверить эффективность тайм-менеджмента на собственном опыте. Только не торопитесь и не ждите мгновенных результатов — ведь вы должны привыкнуть к новым условиям. Любое изменение для нашей психики — это неизвестность и некий стресс, а на адаптацию и привыкание нужно время.

Секреты тайм-менеджмента

На что нужно обратить внимание

Сформулируйте и напишите, чего вы хотите достичь

Поставьте себе цели на год, полгода, и ближайший месяц. Эти цели будут вашим ориентиром на будущее — эта ваша «дорожная карта», с которой вы будете сверяться. Цели лучше ставить для каждой жизненной сферы

Разбейте цели на задачи

Все глобальные цели разбейте на более мелкие промежуточные этапы с понятным результатом, который вы сможете оценить.

В первую очередь делайте главное

Каждый день ставьте перед собой 2-3 задачи, которые имеют наибольшую важность. Начинайте день с их выполнения.

Важные и сложные задачи делайте постепенно

Глобальную задачу нашему мозгу сразу не осилить. Поэтому сложное дело разбейте на несколько маленьких, которые легче будет выполнить.

Контролируйте время, которые вы тратите на соцсети, телевизор, гаджеты

Это главные «пожиратели» вашего времени, поэтому на период работы выключайте телевизор, чтобы не отвлекаться, выходите из соцсетей, чтобы не видеть оповещения, убирайте звук телефона, чтобы не слышать звонков.

Устанавливайте себе лимит на выполнение каждой задачи

Чтобы ваш мозг мог сконцентрироваться, а вы — сосредоточиться на одном деле, ставьте себе таймер на 30 минут или час. И только это время занимайтесь важным делом. Не отвлекайтесь. После того как отведенный лимит истечет, сделайте перерыв на 5 минут (или на 10, если вы работали целый час), затем снова включайте таймер или переходите к другому делу, если вы успели его сделать.

Планируйте, чем вы займетесь в перерыве между делами

Да, перерыв тоже нужно планировать. Это тоже часть тайм-менеджмента. Бесцельное шатание по дому, «зависание» в соцсетях и просмотр телевизора не даст вам ощущение отдыха. Вы можете прогуляться, помедитировать или сделать какое-то легкое промежуточное дело (меняя вид нагрузки). То есть если вы занимались умственным трудом, вы можете переключиться на физическую нагрузку.

Используйте свободное время по максимуму

Пока вы едете в транспорте, стоите в очереди, ждете приема в поликлинике, занимаетесь на беговой дорожке в зале, вы можете читать, слушать аудиокниги, проверять почту, совершать мелкие рутинные дела, на которые никогда не хватает времени. Подумайте, что вы могли бы делать в это незаполненное время.

Неприятные и сложные дела решайте первыми.

У всех есть такие дела, которые так не хочется решать, мы постоянно откладываем их. Если у вас есть такая задача — заведите таймер и приступайте к работе. Так вам будет легче психологически — начало дня, а дело вы уже сделали.

Еще один удобный способ тайм-менеджмента, который мы бы хотели вынести отдельно, — это матрица Эйзенхауэра. Суть этого метода состоит в том, чтобы все задачи разделить на группы:

  • А — срочные, важные;
  • Б — важные, несрочные;
  • В — срочные, неважные;
  • Г — неважные, несрочные.

В первую очередь вам надо выполнять задачи из группы А, потом Б. Задачи из группы В вы можете делегировать, а из группы Г вы можете все вычеркнуть.

Монахова Альбина Петровна
Монахова Альбина Петровна
клинический психолог

Запишитесь на онлайн-консультацию, если вы боитесь делегировать задачи или у вас есть страх с чем-то не справиться. Волнение и переживание — не лучший помощник в освоении навыка тайм-менеджмента. Наши психологи помогут вам справиться с тревогой и расскажут, как снять излишнее напряжение при планировании дел.

Online консультация

Частые вопросы

Что нужно сделать, чтобы не было выгорания на работе?
+

Переутомление и постоянная концентрация на работе — это прямой путь к выгоранию и депрессии. Чтобы этого не случилось, надо уметь планировать, разделять дела на важные и не очень (то есть работать с приоритетом важности), и не отвлекаться на «пожирателей» времени.

Что такое ошибка планирования в тайм-менеджменте?
+

С точки зрения психологии, это вид когнитивного искажения, когда человек неправильно рассчитывает ресурсы для выполнения задачи (как правило, значительно уменьшая время и планируемые усилия, думая, что это легкое дело и он быстро справится). А в итоге задача не выполняется, а сроки сдвигаются.

Что навык тайм-менеджмента? Можно ясно и коротко, как для «чайников»?
+

Это навык планирования, который помогает вам быстрее достигать целей, восстанавливать силы, успевать больше, но при этом тратя меньше сил и времени.

Заключение эксперта

В качестве заключение хотелось бы сказать, что не все наши цели бывают достижимы, жизнь вносит свои коррективы, а мы должны, как зрелые люди, проявлять гибкость. План в тайм-менеджменте — это не жесткая схема действий, это — ваша «дорожная карта», чтобы вы понимали, куда вы идете и могли свериться с курсом. Для достижения целей нужно концентрироваться только на важных делах и не забывать хвалить себя за уже пройденный путь. Праздновать даже промежуточные «победы» — хорошая практика с точки зрения психологии. Так у вас не пропадет мотивация идти дальше.

Источники

  1. ... Анна Всехсвятская Время в порядке. Тайм-менеджмент по-женски — Издательство АСТ, 2019
  2. ... Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса — МИФ, 2015
  3. ... Дэниел Левитин Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки — МИФ, 2014
Комментарии: (1)
Оставить комментарий
Ответит автор статьи
avatar
Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ!
avatar
Монахова Альбина Петровна клинический психолог
Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ!
Ваш комментарий успешно принят и отправлен на модерацию.
avatar
Любовь
16.06.2022
Добрый день! Прочитала, что для управления временем и для того, чтобы освоить навык тайм-менеджмента нужно ставить цели по смарт? А как это?
Ответить
avatar
Монахова Альбина Петровна
17.06.2022
Добрый день, Любовь! Постановка цели по SMART, это определенная методика, названная так по первым буквам английских слов, означающих, какой должна быть ваша цель. Цель по SMART должна быть: S — Specific — конкретной; M — Measurable — измеримой; A — Achievable — достижимой; R — Relevant — значимой; T —Time bound — ограниченной во времени.
Ответить

Другие статьи по теме