Планирование времени. Зачем нужно это умение
Грамотное распределение времени называется тайм-менеджмент. Это прямой перевод с английского означающий управление временем.
Контролировать свое время и уметь правильно планировать ресурсы — это один из ключевых навыков современного успешного человека. Даже если вы не ходите в офис, не участвуете во встречах и переговорах и вообще не работаете, а сидите дома с ребенком, или вы - студент, то способность использовать свое время (ресурсы) эффективно вам тоже пригодится.
Освоив навык тайм-менеджмента, вы сможете успевать больше, достигать лучших результатов, справляться с более трудными задачами, меньше уставать, а, значит, вы будете сохранять свое психологическое состояние и избежите выгорания.
Чтобы не испытывать постоянную нехватку часов в сутках, не торопиться и не спешить при выполнении задач, а также забыть про «горящие» дедлайны и ограниченные сроки, надо изучать способы управления временем (тайм-менеджмент).
Плюсы домашнего менеджмента
Организация времени состоит из 4 равных блоков: контроль и учет времени, эффективное планирование дня (недели, месяца, квартала и т.д), оптимизация ресурсов и разработка мотивации.
Использовать свои ресурсы и грамотно управлять пространством вокруг — не значит делать больше дел, «забивая» на качество (хотя многие так и воспринимают тайм-менеджмент, как способ увеличить скорость и снизить качество). Тайм-менеджмент дает возможность повышать личную результативность и продуктивность, зная основы эффективного планирования и устраняя «пожирателей времени».
Очень часто мы отвлекаемся от важных дел на бесконечное множество мелких и второстепенных задач, и сами того не замечая, обрекаем себя на «гонку с дедлайнами», так как обнаруживаем, что день почти закончился, а количество дел не уменьшилось.
Среди таких «пожирателей» можно выделить:
- постоянный просмотр почты
- прокрутка новостной ленты в социальных сетях
- общение со знакомыми, друзьями и коллегами во время рабочего дня
- частые перекуры и паузы для отдыха и т.д.
Научившись простым техникам тайм-менеджмента, вы сможете:
- влиять на собственный распорядок дня, управлять собой и своими решениями
- больше успевать, не жертвуя качеством выполненной работы
- расставлять приоритеты, определяя, что важно для вас, а что имеет второстепенное значение
- научиться ставить цели и достигать их
- совершать более обдуманные и осознанные поступки
Можно составить себе план задач и пытаться его выполнить, называя это эффективным тайм-менеджментом, но только планирование не поможет высвободить ваше время. Важно также иметь внутренние ресурсы для достижения поставленных целей. А вот эти самые ресурсы у нас не бесконечны — у человека бывают периоды активности и «затишья». Но часто впадать в апатию, лень и прокрастинацию — плохо. Если вам нужен профессиональный взгляд на эффективное использование ресурсов, то вам поможет психолог.
Правила эффективного планирования
Начать управлять личным временем можно в любом месте. Не ждите особенного повода, подходящего случая, понедельника и т.д. Вы можете прямо сейчас распланировать свои дела и проверить эффективность тайм-менеджмента на собственном опыте. Только не торопитесь и не ждите мгновенных результатов — ведь вы должны привыкнуть к новым условиям. Любое изменение для нашей психики — это неизвестность и некий стресс, а на адаптацию и привыкание нужно время.
|
Секреты тайм-менеджмента |
На что нужно обратить внимание |
|
Сформулируйте и напишите, чего вы хотите достичь |
Поставьте себе цели на год, полгода, и ближайший месяц. Эти цели будут вашим ориентиром на будущее — эта ваша «дорожная карта», с которой вы будете сверяться. Цели лучше ставить для каждой жизненной сферы |
|
Разбейте цели на задачи |
Все глобальные цели разбейте на более мелкие промежуточные этапы с понятным результатом, который вы сможете оценить. |
|
В первую очередь делайте главное |
Каждый день ставьте перед собой 2-3 задачи, которые имеют наибольшую важность. Начинайте день с их выполнения. |
|
Важные и сложные задачи делайте постепенно |
Глобальную задачу нашему мозгу сразу не осилить. Поэтому сложное дело разбейте на несколько маленьких, которые легче будет выполнить. |
|
Контролируйте время, которые вы тратите на соцсети, телевизор, гаджеты |
Это главные «пожиратели» вашего времени, поэтому на период работы выключайте телевизор, чтобы не отвлекаться, выходите из соцсетей, чтобы не видеть оповещения, убирайте звук телефона, чтобы не слышать звонков. |
|
Устанавливайте себе лимит на выполнение каждой задачи |
Чтобы ваш мозг мог сконцентрироваться, а вы — сосредоточиться на одном деле, ставьте себе таймер на 30 минут или час. И только это время занимайтесь важным делом. Не отвлекайтесь. После того как отведенный лимит истечет, сделайте перерыв на 5 минут (или на 10, если вы работали целый час), затем снова включайте таймер или переходите к другому делу, если вы успели его сделать. |
|
Планируйте, чем вы займетесь в перерыве между делами |
Да, перерыв тоже нужно планировать. Это тоже часть тайм-менеджмента. Бесцельное шатание по дому, «зависание» в соцсетях и просмотр телевизора не даст вам ощущение отдыха. Вы можете прогуляться, помедитировать или сделать какое-то легкое промежуточное дело (меняя вид нагрузки). То есть если вы занимались умственным трудом, вы можете переключиться на физическую нагрузку. |
|
Используйте свободное время по максимуму |
Пока вы едете в транспорте, стоите в очереди, ждете приема в поликлинике, занимаетесь на беговой дорожке в зале, вы можете читать, слушать аудиокниги, проверять почту, совершать мелкие рутинные дела, на которые никогда не хватает времени. Подумайте, что вы могли бы делать в это незаполненное время. |
|
Неприятные и сложные дела решайте первыми. |
У всех есть такие дела, которые так не хочется решать, мы постоянно откладываем их. Если у вас есть такая задача — заведите таймер и приступайте к работе. Так вам будет легче психологически — начало дня, а дело вы уже сделали. |
Еще один удобный способ тайм-менеджмента, который мы бы хотели вынести отдельно, — это матрица Эйзенхауэра. Суть этого метода состоит в том, чтобы все задачи разделить на группы:
- А — срочные, важные;
- Б — важные, несрочные;
- В — срочные, неважные;
- Г — неважные, несрочные.
В первую очередь вам надо выполнять задачи из группы А, потом Б. Задачи из группы В вы можете делегировать, а из группы Г вы можете все вычеркнуть.
Частые вопросы
Переутомление и постоянная концентрация на работе — это прямой путь к выгоранию и депрессии. Чтобы этого не случилось, надо уметь планировать, разделять дела на важные и не очень (то есть работать с приоритетом важности), и не отвлекаться на «пожирателей» времени.
С точки зрения психологии, это вид когнитивного искажения, когда человек неправильно рассчитывает ресурсы для выполнения задачи (как правило, значительно уменьшая время и планируемые усилия, думая, что это легкое дело и он быстро справится). А в итоге задача не выполняется, а сроки сдвигаются.
Это навык планирования, который помогает вам быстрее достигать целей, восстанавливать силы, успевать больше, но при этом тратя меньше сил и времени.
Заключение эксперта
В качестве заключение хотелось бы сказать, что не все наши цели бывают достижимы, жизнь вносит свои коррективы, а мы должны, как зрелые люди, проявлять гибкость. План в тайм-менеджменте — это не жесткая схема действий, это — ваша «дорожная карта», чтобы вы понимали, куда вы идете и могли свериться с курсом. Для достижения целей нужно концентрироваться только на важных делах и не забывать хвалить себя за уже пройденный путь. Праздновать даже промежуточные «победы» — хорошая практика с точки зрения психологии. Так у вас не пропадет мотивация идти дальше.
Стаж 17 лет
Консультаций 1439
Статей 388
